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环境与职业安全健康整合型管理体系建立过程中问题探讨

整合型管理体系,又称一体化管理体系,是将两种或两种以上管理体系经过整合而形成的综合性管理体系。相当于在一个组织内建立两个或两个以上各自独立的管理体系的离散型体系而言,整合型体系(至少)具有以下优势:有利于避免不同体系之间的矛盾;有利于提高管理体系的效率和效益;有利于降低体系运行成本和认证成本;有利于多方面提高组织整体业绩。

因此,谋求既符合要求,又便于操作的整合模式,已成为愈来愈多寻求认证的组织、认证机构和咨询机构的目标。在此将环境与职业安全健康整合型管理体系建立过程中问题进行探索,供读者参考。

1. 了解二者的异同

建立任何整合型体系,首先要了解整合体系中各构成体系间的相同、相异之处,以便有针对性地进行整合策划。

1.1 准则要求的异同

环境体系所要求的准则是GB/T 24001-1996 idt ISO 14001:1996《环境管理体系 规范及使用指南》(以下简称 ISO 14001),职业安全健康管理体系所依据的准则是国家经贸委2001年12月20日发布的《职业安全健康管理体系审核规范》(《以下简称审核规范》)。

两者的相同之处在于:都遵循PDCA循环的原理;都强调系统化、标准化、程序化、文件化的管理,采用相同的要素管理模式,其核心的要素都是17个,且条款号一一对应;框架结构一致,PDCA循环与17个要素的对应关系同是:P阶段对应4.2、4.3.1-4.3.4等5个要素,D阶段对应4.4.1-4.4.7等7个要素,C阶段对应4.5.1-4.5.4等4个要素,A阶段对应4.6要素;具备相同的控制逻辑图,即具备相同的管理思路。

正因为如此,环境管理体系与质量安全健康管理体系的整合,在各类整合的体系中,是最具备基础,最容易有机融合的。

这并不是说,这种整合轻而易举或者可以简单从事,还必须充分考虑二者之间的关差异。首先是二者依据准则上的差异:管理目的、管理对象、管理内容、具体控制要求的差异。

管理目的、对象、内容上的差异较为明显;而“具体控制要求的差异”因其较为细微而需要特别加以注意,细心识别。

1.2 控制要求的异同

ISO 14001和《审核规范》中各要素的控制要求基本是相同的。但如果详细对照,两个标准(准则)间相对应要素的具体控制要求,几乎在每一相关条款中都有细小的区别。举例如下:

例一 4.2环境方针/职业安全健康方针内容上,都有“一个适合”、“两个承诺”、“一个框架”的要求实施上,都有“文件化”、“传达到全体员工”、“为公众(相关方)获取”等要求。但《审核规范》4.2条款里的第(4)条“确保与员工及其代表进行协商,并鼓励他们积极参与……”及第(8)条关于定期评审的要求,是ISO14001中未明确表述的。

例二 4.4.5文件控制/文件和资料控制 ISO14001标准中特别提出了“所有文件均需要字迹清楚,注明日期(包括修改日期)……”等要求,《审核规范》中则未明确表述的。

限于篇幅,不能一一举例。但这种对照确实是有效环境与职业安全健康体系的重要过程,甚至是必不可少的前提。注意发现“同”,有利于能合即合;注意发现“异”,有利于避免遗漏,决不可忽视。同时说明一点,要准确理解ISO14001与《审核规范》的内涵,必要时,应参照ISO14004及《职业安全健康管理体系指导意见》中的有关论述。如《审核规范》4.2条款中的第4 条,参照“指导意见”3.1条款的解释,才会清楚地解释:它既是对方针内容的要求,也是对方针实施的要求。

2. 整合的基本思路

为了确保在满足准则要求和组织实际管理需要及效果的前提下,投入尽可能少的资源,使用尽可能简洁的程序,形成尽可能简炼的文件,以达到相对更高的效率,不能简单地罗列两项准则的各条要求,而应该由表及里,在消化、吸收、理解、提炼的基础上,将准则要求与组织实际情况有机融合。在建立文化体系时,这种整合的思路,重点体现在环境与职业安全健康手册中。

2.1就近不就远

两个体系整合,要确定其中一个为主线,从整体上尽量贴近这条主线来描述,以保持口径、风格和内容的一致性,避免忽东忽西的混乱现象。而且在具体管理内容与方法的描述上,哪一个定得更具体更明确,就尽量靠近哪一个,这就是所谓“就近”的涵义。

2.2就简不就繁

这里的“简”包含两种含义:一种是指在理解其内含的基础上,对两项准则中共有要素、共有要求能合即合。抓住内涵,不受表述语言不同的“干扰”最为重要。否则很容易形成“抄标准”的弊端,而且抄两个标准必定抄乱。

“简”的另一个含义,是指系统地识别准则的要求,理清各要素要求之间的关系,以使体系整合既保持充分,又保证简洁。如4.4.3信息交流/协商与交流,标准(准则)中并未规定具体的交流内容,但其他条款中的一些要求已经指明了交流的需要(不限于此):方针的传达与法律、法规信息的传达、运行程序和要求的的通报、管理评审信息的收集等等。对此如果不以求简的思路做出整体的安排,很容易前后矛盾、混乱不堪、甚至丢三落四。繁往往是思路不清的结果。

2.3就多不就少

很简单,如前所述,如果两项准则中各相对应的条款要求不尽相同,就存在某一准则某一条款中的要求多于另一准则相对应条款的情况,只有“就多”才能保证体系的充分性。但在操作上,完全可以根据本组织的现状、职责划分、实施难度以及要求本身的性质等实际情况,在整合时确定是将这些“多”出的要求兼顾环境与职业安全健康两项,还是仅用于原构成体系要求自身。如“主动测量”、“被动测量”是《审核规范》4.5.1条中的要求,ISO14001标准中无此区分,在整合时不能丢开不管。但究竟是借鉴职业安全健康体系的这一提法,将涉及环境体系的监测也同时界定为“主动”、“被动”,还是在此仍将这项要求仅限于职业安全健康方面,完全可以斟酌。

2.4就严不就宽

与“就多不就少”同理,“就严不就宽”用于两项准则相对应条款相同要求的具体控制尺度和细节。如4.2.2培训、意识和能力,两项准则中都有对相关人员进行培训的要求,而《审核规范》中更明确要求“制订并保持”且“定期评审”培训计划;两项准则中都有对相关人员胜任其相关工作的要求,而《审核规范》中进一步要求对其能力进行“鉴定”。类似这种情况,建议不必费神斟酌,从严而行即可,否则平添许多麻烦。

总之,在策划环境与职业安全健康体系的的整合时,应本着“通盘考虑、互相弥补、能合不分、简洁易懂”的原则,综合上述基本思路的内容,确定一个关系清楚、便于理解、容易操作的体系结构。

3. 整合中需要关注的问题

由于环境体系与职业安全健康体系两者间管理目的、对象及内容的不同,使的双方在整合中会出现一些不容易融合甚至是互相冲突的问题,应在确定体系结构、内容和控制措施时予以充分的考虑。

最典型的当属准则中“4.3.1环境因素/危害辨识、风险评价和风险控制的策划”所直接涉及或由此引发的问题。

3.1如何处理两准则的4.3.1条款要求

这要依据组织的性质、规模来确定。一般而言,虽然ISO14001 标准和《审核规范》的4.3.1条款要求从表面上看有许多不同:一个将环境因素,一个讲危害、风险;一个要求制定风险计划,一个没有在本条款明确这项要求……但抛开其管理对象不谈,二者同样具有“识别(辨识)、评价、更新”的要求,而且“控制计划”同样可以用于环境因素,“定期评审”也不必只针对职业安全健康危害及风险,这就不难解决,完全可以在手册的同一章节、同一程序中整合。

3.2注意矛盾点的合理解决

由环境因素和职业安全健康危害、风险自身性质所决定,有些问题形成了很明显的对立矛盾。如照明,灯多、功率大会形成“电能浪费”的环境因素,而灯少、功率小又可能造成“作业环境不良”的职业危害;又如噪音、粉尘,排出去时关注重点是环境因素,密闭在室内则是对现场操作者的职业危害、风险。对这类问题,在建立整合体系时要认真考察,慎重对待,选取最佳控制措施。

整合中还有一些容易被忽视的问题,也需要特别关注。如“评审”,尤其在《审核规范》中,关于评审的要求除管理评审外尚未有8处之多,应予以适当的安排。

4. 确定控制程序的数量时应考虑的问题

4.1准则的要求

ISO 14001标准与《审核规范》在体系程序化上的要求是完全一致的,均有11处要求建立并保持程序,也就是说,不论组织规模大小,性质如何,建立程序的下限是11个(将其中若干程序合并的除外)。

4.2 整合的要求

大致包括三种情况:

其一,通用要素程序。指在管理目的、对象和内容上不必进行细致区分,以完全相同的工作流程和控制条件即可满足要求的要素的程序,如内审程序。

其二,差别明显的相对应要素的程序。指在管理目的、对象和内容上有明显不同,必须分别明确控制条件方可满足要求的要素的程序,如“4.3.1环境因素/危害辨识、风险评价和风险控制的策划”。这类要素,既可以设置一个程序解决问题,也可以设置两个或多个程序来满足要求,这要看组织的性质、规模、环境要素和职业安全健康危害及风险的复杂程度等多方面情况而定。就一般情况而言,从整合的角度,当然还是能用一个程序解决就用一个程序。

其三,运行控制所需的程序。运行控制需要多少程序,要依方针的要求、环境因素/重要环境因素和职业安全健康危害与风险的识别、评价结果、目标、指标、管理方案的内容而定。作为整合体系,也还是要本着通盘考虑、能合不分的原则,尽可能将相关两个方面问题放在一个程序中控制,如以《能源管理程序》规定照明设备及照明控制要求,兼顾环境和职业安全健康管理两方面。

4.3 其他应考虑的相关问题

如场所、周边环境、人员素质、工艺流程、设备设施、财务状况、操作难度以及第三层文件的支持程度等。

体系是系统工程,整合体系是更为复杂的系统工程。使整合体系能够全面满足充分性、适宜性和有效性的要求,需要长时间的探索。

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